Личное дело сотрудников формирование и бланки

Порядок ведения личных дел в 2023 году

Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде , являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника. Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел.

Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу.

Кроме этих , в числе первых в папку подшиваются

Формирование и состав личного дела работника

При этом каждая папка будет являться томом одного и того же личного дела.

По состоянию на 2023 год обязанность по ведению личных дел возлагается только на государственные органы, в которых проходится государственная гражданская служба. Указанная обязанность предусмотрена ч. 3 ст. 42 ФЗ № 79 от 27 июля 2004 года “О государственной…”. В этой же статье сделана отсылка на Указ Президента № 609 от 30 мая 2005 года “Об утверждении…” (далее – Указ), который более подробно регламентирует порядок открытия и ведения личных дел.

Для остальных организаций (в том числе, и для ИП, имеющих наемный персонал), указанная обязанность не регламентирована ни ТК РФ, ни прочими нормативными актами, в которых содержатся нормы трудового права. Поэтому такие организации (ИП) могут оформлять и вести личные дела по своему желанию.

Рекомендуем прочесть:  Исплнительный лист каму отдают

Какие документы хранятся в личном деле работника

Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают: согласие на обработку персональных данных; копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника; заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности); справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется); трудовой договор (экземпляр работодателя); копию приказа о приеме на работу; договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.; договор о материальной ответственности и т.

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

    Составить внутренний регламент ведения личных дел. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.В личном деле сотрудника хранятся:

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА: Трудовой кодекс РФ (глава 14). ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных». ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».

Рекомендуем прочесть:  Какие документы должны отдать при увольнении с военной службы по контракту

«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2023 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2023 № 435-ст). Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,

Личное дело работника (сотрудника)

Каждому делу присваивается номер, соответствующий номеру, указанному в штатно-должностной книге.

Он же заносится и в алфавитную книгу личных дел. Личные дела лиц, несущих материальную ответственность в организации, хранятся отдельно.

Документы, составляющие личное дело, ведутся на протяжении всего периода времени работы в организации и по степени сохранности стоят наряду с секретными документами. Доступ к ним должен быть ограничен. Ответственность за сохранность личных дел сотрудников несет лицо, уполномоченное руководителем предприятия.

Личные дела не подлежат выдаче сотруднику на руки.

Не допускается выносить личные дела за пределы предприятия и удерживать их более одного дня. Нарушением является внесение поправок в записи, сделанные ранее. При увольнении сотрудника, его личное дело передается в архив предприятия, при полной ликвидации предприятия – в городской архив, при реформировании путем присоединения к другой организации – предприятию-правоприемнику.

Документы для личного дела работника и его формирование

Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609).

Рекомендуем прочесть:  Снять машину с учета без номеров и машины

Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним. На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

от 27.07.2004 г.

Формирование личного дела работника

Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.

Содержание статьи

  1. 2 Ведение
  2. 1 Документы в составе
  3. 3 Порядок оформления

Документы в составе Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

  1. дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
  2. автобиографические сведения о сотруднике;
  3. документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
  4. приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
  5. листок учета кадров с дополнением;
  6. заявление о приеме на работу;

Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2023

Поэтому многие компании отказываются от этой практики в рамках упрощения кадрового документооборота. Важно Его обязанности составляют:

  1. внутренняя опись входящих в дело документов;
  2. ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
  3. при необходимости заверение копий;
  4. изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
  5. хранение дел;
  6. плановая проверка состояния личных дел;
  7. внесение в него новых записей и документов;
  8. помещение неактуальных дел в архив.
  9. первичное заведение личного дела;

ВАЖНО!

Уголовное право